Agiliza los cobros. 8 consejos para que factures más rápido
¿Has tenido que lidiar con cobros de facturas vencidas?
Si eres freelancer o administras una empresa pequeña, definitivamente eres conciente de que cobrar facturas vencidas puede ser un proceso muy incómodo y consume desmesuradas cantidades de tiempo.
Afortunadamente, tenemos algunas recomendaciones que puedes poner en práctica desde el momento de la negociación hasta que llega la hora de cobrar. Esperamos que te sean útiles.
1. Establece precios y fechas claras
Luego de conocer tus servicios y saber cómo suples una necesidad real e importante para tu cliente, a este le interesará saber dos cosas: cuánto cuesta y cuánto tardarás en entregar. Trata estos temas con tu cliente de la manera más clara posible, incluyendo los cargos por mora, si es necesario. Establece precio y fechas de entrega y de pago antes de empezar a trabajar. Especifica el precio y, si es por hora, cuántas horas. Puedes utilizar una herramienta que te sirva para registrar el tiempo trabajado y reportar el avance de un proyecto, manteniendo así claridad y transparencia con tu cliente en todo momento.
2. Mantén actualizada la información de tus clientes
Es importante tener una base de datos donde puedas manejar fácil y rápido las cuentas de tus clientes. La dirección web, postal y de correo electrónico son esenciales, al igual que el nombre, correo electrónico y teléfono de la persona que ejecuta los pagos, o el departamento de cuentas por pagar. Con un buen software de facturación puedes ver y registrar rápidamente información como el balance, facturas pendientes y seguimientos realizados.
3. ¡Factura de una vez!
No esperes para generar tu factura, el mejor momento para cobrar por tus servicios profesionales es justo después de que terminas el proyecto, mientras aún está fresco en la mente de tu cliente. No le des espera a la factura y envíala lo antes posible.
4. Sé estrict@ con tus políticas de pago
Sin importar con quién sea, mantén el rigor de los términos establecidos con tu cliente. Podría parecer que siendo flexible o amable, pero estás afectando tu negocio.
5. Si es necesario, llama
Llama para confirmar que tu cliente recibió la factura o recibo. Es posible que a los clientes "se les pierda" el email que enviaste.
6. Establece un pago inicial
Esto no aplica en todos los modelos de negocio, pero si trabajas por proyecto, siempre que sea posible, solicita un pago inicial. Tu negocio necesita seguir operando mientras el proyecto está en curso. Esto aplica mejor en casos que el trabajo tomará mucho tiempo en ser completado, o proyectos que requieren gastos en materiales.
7. Mantén un ritmo
A la hora de cobrar facturas tardías, no te proyectes como alguien molesto o necesitado.
Sí, te deben dinero por algo que ya trabajaste, pero realizar llamadas o enviar comunicados sin un patrón o con mucha prisa puede causar una incómoda sensación de persecución en tu cliente. Establece una rutina predefinida que incluya notificaciones por correo electrónico y posteriormente llamadas. Puedes agendar recordatorios automáticos por correo electrónico a tus clientes y dejar que el sistema se encargue.
8. Ten un abogado, por si acaso
No solo parecerá innecesario, sino que también es la última opción en la que querrás incurrir. Pero, sobre todo cuando inicias tus servicios como freelancer o pequeña empresa, puedes encontrarte con personas que no tendrán la intención de pagarte por tus servicios, aunque así lo aparenten, o al menos no la cantidad que establecieron al principio del proyecto (atención al consejo #1). Si no tomas las precauciones necesarias, como en los tips que ya te mencionamos anteriormente, es posible que te veas en una situación donde esta sea la mejor solución.
Si necesitas abogados para manejar un caso de cuentas morosas en territorio dominicano, Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.. Podemos ofrecerte buenas recomendaciones.
En conclusión
Administrar cuentas pendientes con tus clientes no es tarea sencilla, pero te podemos asegurar que los elementos esenciales de este proceso inciden desde el principio del negocio, cuando estableces una relación y unos términos con tu cliente. Esperamos que nuestros consejos te sean de mucha utilidad.
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